Fachartikel

Handwerkersoftware validiert und archiviert E-Rechnungen mit links

E-Rechnungspflicht – kein Grund zur Sorge, sondern Chance

Was muss jetzt, was kann später? Die E-Rechnungspflicht, die ab Januar 2025 kommt, wirft derzeit bei einigen Handwerksbetrieben noch Fragen auf. Sorgenfalten sollten aber nicht entstehen. Denn es gibt technologische Werkzeuge, die alle gesetzlichen Verpflichtungen mit links absolvieren und Räume eröffnen, neue Wege zu gehen. Eine Handwerkersoftware hilft, das Entschlüsseln von Validierungen und Rechnungsformaten im Handumdrehen zu meistern und ermöglichen eine professionelle Archivierung, wie Gregor Müller von Synatos berichtet.

Ende eines Jahres laufen die Vorbereitungen für das nächste bereits in vollem Gange: es gilt die Daten für den Geschäftsjahresabschluss aufzubereiten, neue Projekte zu planen und rechtliche Neuerungen zu berücksichtigen. 2025 hält für viele Handwerksbetriebe mit Einführung der E-Rechnungspflicht eine große Herausforderung bereit. Während einige Betriebe befürchten, dass durch diese Pflicht ein großer personeller, zeitaufwendiger und bürokratischer Aufwand entsteht, sieht Gregor Müller, Geschäftsführer der synatos GmbH, in der E-Rechnung immenses Potenzial für schlankere Arbeitsprozesse in Handwerksbetrieben: „Aufgrund der E-Rechnungspflicht überlegen viele Firmen, Prozesse und rechtliche Standards mithilfe digitaler Systeme zu erledigen. Das ist in zweierlei Hinsicht gut. Einerseits wird so die Digitalisierung in Handwerksbetrieben vorangetrieben. Anderseits helfen solche Programme Handwerkern, interne Abläufe zu verbessern und Zeit- und Arbeitsaufwand zu optimieren.“

Handwerkersoftware entschlüsselt Validierungen und Rechnungsformate

Konkret hilft eine Handwerkersoftware zum Beispiel beim Umgang mit Rechnungsformaten wie XRechnung und ZUGFeRD, die Teil der E-Rechnungspflicht sind. Setzt ein Handwerksbetrieb eine Software ein, kann diese schon beim Empfang von Rechnungen im E-Mail-Postfach automatisch reagieren. Das heißt, die Handwerkersoftware importiert die Daten automatisch und verarbeitet sie so weiter, dass der Softwarenutzende die Rechnung unabhängig davon, ob es sich um eine ZUGFeRD oder Xrechnung handelt, in der Benutzeroberfläche sieht und bearbeitet. Wird eine automatische Übernahme nicht gewünscht, können Eingangsrechnungen auch via Drag and Drop in die Benutzeroberfläche transferiert werden. Die Software erkennt diese und identifiziert bspw. den Lieferanten automatisch, sodass im Anschluss nur noch die Kosten der Rechnung auf die Aufträge verteilt werden müssen. Danach beobachtet der User, wie sich die Nachkalkulation von alleine macht. Ein klarer Vorteil, meint Müller: „Sich nicht mit Validierungen, Formaten und Nachkalkulationen zu beschäftigen, bedeutet eine signifikante Verbesserung im Arbeitsalltag vieler Handwerker, die dann Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben zurückgewinnen.“

Rechtliche Sorgenfreiheit

Einen weiteren Pluspunkt spielt der rechtliche Rahmen einer Handwerkersoftware. Nicht nur dass eine Handwerkersoftware gesetzlichen Vorgaben, Normen und Standards entsprechen muss, mit ihr gelingt es auch, rechtliche Sicherheit in die eigenen Abläufe zu erlangen. So kann bspw. mittels eines Klicks geprüft werden, ob eine Rechnung rechtskonform ist. Das Problem, dass fehlerhafte XRechnungen nicht beglichen werden, da sogenannte XML Dateien für Menschen kaum zu entziffern sind, trete damit gar nicht erst auf, kommentiert der synatos-Geschäftsführer: „Auf diese Weise schafft eine Software Vertrauen in die neu geschaffenen Prozesse und verhindert gleichzeitig, dass etwaige Mahnungen wegen fehlerhafter Rechnung erfolgen“.

Archivierung leicht gemacht

Und auch die Frage nach einer professionellen Archivierung aller Geschäftsdaten lässt sich mithilfe einer ganzheitlichen Software lösen. Wurde eine E-Rechnung per Drag and Drop oder automatisiert im System hinterlegt, wird diese mit den anderen Betriebsdaten automatisch, sicher und mindestens für den rechtlich relevanten Zeitraum von zehn Jahren auf zwei separaten Servern gespeichert. Die Verpflichtung, empfangene E-Rechnungen unabhängig von Format und Validität zehn Jahre unverändert und fälschungssicher digital aufzubewahren, wird somit ebenfalls von der Software erfüllt. Entscheiden sich Firmen folglich für den Einsatz einer Handwerkersoftware, brauchen sie sich auch um diese gesetzliche Pflicht keinerlei Gedanken machen. „Derzeit machen sich Handwerksbetriebe darüber Sorgen, wie sie dieser Pflicht nachkommen sollen – gerade der Zeitraum von zehn Jahren löst bei ihnen Besorgnis aus. Doch das muss er gar nicht. Denn daran ist eigentlich nichts Neues. Rechnungen mussten auch bislang zehn Jahre sicher aufbewahrt werden. Neu ist nur, dass elektronische Rechnungen auch digital gesichert werden müssen. Entscheiden sich Betriebe für eine moderne, cloud-basierte Handwerkersoftware, wird dieses Hilfsmittel auch diese Anforderung optimal meistern.“, so Müller.

Fazit:

Im Handwerkswesen gibt es derzeit viele Unsicherheiten rund um das Thema E- Rechnungspflicht. Grund zur Sorge sollten diese aber nicht geben, denn eine Handwerkersoftware meistert alle Herausforderungen mit links und ist das optimale Werkzeug für Handwerksbetriebe, ihrer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen. „Entschließen sich Firmen für den Einsatz einer Software, die sämtliche geschäftliche Belange in einem System bündelt, gelingt ihnen nicht nur das Entschlüsseln von Validierungen und Rechnungsformate und eine professionelle Archivierung, sondern gleichzeitig eine rechtliche Absicherung in Bezug auf die E-Rechnungspflicht. Zudem stellen sie ihre Firmen zukunftsfähig mit einer modernen Software auf, sodass sich Abläufe verbessern und Zeit für neue Kunden, Ideen und Innovationen entsteht.“, resümiert Gregor Müller.

Autoren: Natalie Weirich freie Texterin und Journalistin    Simon Lübeck von der synatos GmbH

Weitere Informationen: https://das-programm.io

Unternehmen:

Die synatos GmbH wurde 2016 gegründet. Ihre Handwerker-App „das Programm“, eine webbasierte all-in-one Lösung, um das Geschäft digital zu steuern, wurde seit 2019 in Zusammenarbeit mit Handwerkern programmiert. So wurde eine anwenderzentrische Entwicklung gewährleistet, die Feedback aus der Praxis schnell umsetzt und sichergestellt, dass Themenstellungen der Betriebe und neue Entwicklungen direkt integriert werden können. Sechs Monate lief das Tool im Probebetrieb und ist seit 2020 im Einsatz. Heute wird „das Programm“ von rund 1000 Kunden verschiedener Betriebe eingesetzt – die größten davon mit rund 70 Mitarbeitern in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Luxemburg. Es wird ausgerichtet an den Bedarfen des Marktes stets weiterentwickelt. Das Handwerk kann nun seiner eigentlichen Arbeit nachgehen, während die Verwaltung durch das Programm verschlankt, geglättet und optimiert wird. Handwerksbetrieben steht damit modernste IT- Technologie zur Verfügung, ohne eine eigene IT-Abteilung oder Entwickler beschäftigen zu müssen.