Braucht mein Unternehmen eine ERP-Software?
Wir zeigen Ihnen, weshalb eine ERP-Software auch für Ihr Unternehmen genau das richtige sein kann. Alles zu den Vorteilen eines ERPs lesen Sie hier.
Oftmals herrscht das Vorurteil, ERP-Systeme sind nur etwas für große Unternehmen. Dass dem nicht so ist, zeigen die zahlreichen Lösungen am Markt, die speziell für mittelständische und kleinere Unternehmen entwickelt wurden.
Wie Unternehmen von einer ERP-Software im Einzelnen profitieren, soll Gegenstand dieses Artikels sein. Tauchen Sie mit uns ein in die spannende Welt der ERP-Systeme und erfahren Sie alles, was Sie über diese Softwareanwendungen wissen müssen.
Werfen wir zunächst einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software.
Dies hilft uns zu verstehen, wie genau Unternehmen von der Implementierung eines solchen System profitieren können und worauf es bei der Auswahl der passenden Software ankommt.
Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition
ERP ist die Abkürzung für das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. Hierbei geht es um die Aufgabe eines Unternehmens, die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie möglich einzusetzen. Dazu müssen die Geschäftsprozesse optimiert und mit der notwendigen Menge an Ressourcen in der korrekten Beschaffenheit versorgt werden – und das zu jedem Zeitpunkt.
Da kaum ein Unternehmen die eigenen Prozesse in Gänze überblicken kann, bedarf es softwareseitiger Unterstützung bei dieser Aufgabe. Diese wird in Form von ERP-Systemen geliefert. In diesen werden sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital abgebildet und die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt. Abteilungsgrenzen werden überwunden, Informationen schneller geteilt und Prozesse neu strukturiert. Viele Arbeitsschritte lassen sich deutlich effizienter gestalten, in dem diese zusammengeführt, verschlankt oder gar automatisiert werden können. Geht beispielsweise eine Bestellung im Unternehmen ein, kann das System diese automatisch an die Kommissionierung weiterleiten. Gleichzeitig wird eine entsprechende Rechnung angefertigt und der Lagerbestand aktualisiert. Bei derartigen Prozessen arbeiten gleich mehrere, sonst voneinander getrennte Abteilungen, in einem Prozess miteinander. Das wird durch die gemeinsame Datenbasis im ERP möglich. Auf diese Weise lassen sich alle Arbeitsabläufe im Unternehmen optimieren, was wiederum Ressourcen und Kapazitäten freisetzt, die gewinnbringend für andere Zwecke genutzt werden können.
Modularer Aufbau einer ERP-Software
Dazu ist eine ERP-Software zu Weilen aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes dieser Module deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. So finden sich Module für das Personalmanagement, das Kundenmanagement, den Vertrieb, die Buchhaltung, die Produktion, das Lager oder auch für die Logistik.
Jedes dieser Module verfügt über viele Funktionen zur Bewältigung der spezifischen Aufgaben in diesem Bereich. Dabei sind die Module über die gemeinsame Datenbank miteinander verbunden, was eine unternehmensweite Kommunikation ermöglicht. Nicht jedes Unternehmen benötigt jedes dieser Module, andere Unternehmen hingegen benötigen zur Abdeckung der eigenen Prozesse noch viele weitere Funktionen.
ERP-Software aus der Cloud oder lieber lokal?
Doch nicht nur hinsichtlich des Funktionsumfangs unterschieden sich ERP-System am Markt voneinander. Auch in Bezug auf das jeweilige Lizenzmodell. mit dem die ERP-Software angeboten wird, ergeben sich Unterschiede. Während man klassischerweise die Software erwarb und diese auf den hauseigenen Servern betrieb, haben sich in den vergangenen Jahren weiter Modell entwickelt. Allen voran die Cloud stellt zu diesem Modell eine echte Alternative dar.
Hier wird die ERP-Software auf Servern des Cloud-Betreibers installiert und dem Nutzer über einen Web-Zugang zugänglich gemacht. Man zahlt dann meist je Nutzer einen monatlichen Betrag für die Nutzung. Die Rechen- und Speicherleistung entfällt dann ebenfalls auf den Anbieter, ebenso wie die Einrichtung von Schutzmaßnahmen und die Wartung des Systems.
Bedenken ergeben sich oftmals aus der Speicherung der unternehmenseigenen Daten auf fremden Servern. Es muss also abgewogen werden, ob eine Cloud-ERP-Variante für das eigene Unternehmen überhaupt in Frage kommt. Darüber hinaus gibt es noch die Möglichkeit nur einige Teile des Systems aus der Cloud heraus zu beziehen, während andere sensiblere Teile On-Premises, also auf den eigenen Servern betrieben werden. In diesem Fall spricht man von einer hybriden ERP-Software.
Modularer Aufbau einer ERP-Software
Doch warum sollte sich ein Unternehmen eigentlich für eine ganzheitliche ERP-Software entscheiden? Hierfür gibt es gleich eine ganze Palette an guten Gründen. Zum einen spielt die Sicherheit der Daten eine Rolle. Mit einer zentralen Datenbank müssen die Daten nur noch ein einem Ort gesichert werden und nicht an vielen verschiedenen Stellen im Unternehmen.
Zudem bringt die Zentralisierung der Daten noch weitere Vorteile mit sich. Alle Akteure im unternehmen arbeiten mit denselben konsistenten und validen Daten. Das beugt Fehlern vor und sorgt für schnelleren Informationsfluss und effizientere Prozesse. Ebenfalls wird des möglich die Daten systematisch auszuwerten und neue Erkenntnisse zum eigenen Unternehmen zu gewinnen.
Trends lassen sich frühzeitig erkennen, ebenso wie sich anbahnende Engpässe oder Störungen im Geschäftsablauf. So kann frühzeitig reagiert und eine Menge Kosten eingespart werden. Ebenso machen die viele Automationen im System den Ablauf vieler Prozesse deutlich einfacher und befreien Mitarbeiter von lästigen manuellen Alltagsaufgaben. Freiwerdende Ressourcen können dann gewinnbringend an anderer Stelle eingesetzt werden.
